Guide RH & Paie — Île-de-FrancGuide complet : Embaucher un salarié étranger en France (procédure 2025)
Publié le octobre 8, 2025 | Par SCANPAIE
Découvrez la procédure complète pour embaucher un salarié étranger en France en 2025 : autorisation de travail, formulaires CERFA, risques et obligations légales.
Recruter un salarié étranger peut être une formidable opportunité pour les entreprises franciliennes. Mais cette démarche nécessite une procédure administrative précise pour respecter le Code du travail et le Code de l’entrée et du séjour des étrangers et du droit d’asile (CESEDA).
Dans ce guide Scanpaie, découvrez les étapes officielles pour embaucher un salarié étranger, les formulaires CERFA à utiliser, les sites de l’État à consulter et les risques encourus en cas d’erreur.
1. Identifier le statut du salarié étranger
Avant toute démarche, il est essentiel de vérifier la nationalité et la situation de séjour du futur salarié.
Cas n°1 : le salarié est ressortissant de l’Union européenne (UE), de l’Espace économique européen (EEE) ou de la Suisse
Aucune autorisation de travail n’est requise. Le salarié peut être embauché comme un citoyen français.
👉 Consulter le guide officiel Service-Public.fr
Cas n°2 : le salarié est étranger hors UE/EEE/Suisse et réside déjà en France
L’employeur doit vérifier le titre de séjour. Celui-ci doit porter la mention autorisant le travail salarié (“salarié”, “passeport talent”, “vie privée et familiale”…).
👉 Liste des titres valant autorisation de travail – Ministère de l’Intérieur
Cas n°3 : le salarié est à l’étranger et doit venir travailler en France
Il faut déposer une demande d’autorisation de travail avant l’embauche (procédure d’introduction).
👉 Fiche officielle Welcome to France – Autorisation de travail
2. Publier l’offre d’emploi : condition d’opposabilité
Avant de recruter un salarié étranger hors UE, il faut prouver qu’aucun candidat local ne pouvait occuper le poste.
- Publier l’offre d’emploi pendant au moins 3 semaines sur France Travail (ex-Pôle emploi) ou un autre organisme agréé.
- Pour certains métiers en tension, cette obligation ne s’applique pas.
👉 Liste officielle des métiers en tension 2024 – Service-Public.fr
⚠️ À savoir : l’administration peut refuser une demande si elle estime que le poste pouvait être pourvu localement.
3. Constituer le dossier d’autorisation de travail
L’employeur doit remplir le formulaire CERFA adapté et joindre les justificatifs.
Cas du salarié résidant en France
Formulaire : CERFA n°15186* (Demande d’autorisation de travail pour un salarié déjà en France).
👉 Télécharger le CERFA 15186 sur le site du Ministère de l’Intérieur
Cas du salarié résidant à l’étranger
Formulaire : CERFA n°15187* (Demande d’introduction d’un travailleur étranger).
👉 Télécharger le CERFA 15187
Pièces à joindre obligatoirement
- Copie du passeport du salarié.
- Lettre motivant le recrutement (explication du besoin).
- Attestation de publication de l’offre d’emploi.
- Promesse d’embauche ou contrat prévisionnel.
- Justificatifs d’hébergement et conditions d’accueil.
- Copie Kbis ou justificatif d’immatriculation de l’entreprise.
👉 Guide officiel de la DREETS Île-de-France
Astuce Scanpaie : conservez une copie de tous les documents transmis à la DREETS pour prouver votre bonne foi en cas de contrôle.
4. Dépôt de la demande et suivi du dossier
Le dossier complet est à déposer ou à envoyer à la DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités) du lieu de travail.
Le délai d’instruction varie, mais il faut prévoir entre 4 et 8 semaines selon les cas.
Si la demande est validée, l’employeur reçoit une autorisation de travail nominative. Le salarié pourra ensuite demander un visa long séjour (VLS-TS) auprès du consulat français.
5. Visa et arrivée du salarié en France
Une fois l’autorisation délivrée :
- Le salarié demande un visa long séjour “salarié” auprès du consulat français de son pays.
- À son arrivée, il doit valider son visa auprès de l’OFII (Office français de l’immigration et de l’intégration).
👉 Site officiel de l’OFII
Sans validation du visa dans les trois mois, le salarié ne pourra pas travailler légalement.
6. Formalités d’embauche et vérification du titre
Comme pour tout salarié, l’entreprise doit effectuer les démarches classiques :
- Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) auprès de l’URSSAF : https://www.due.urssaf.fr
- Contrat de travail conforme à la convention collective.
- Vérification du titre de séjour auprès de la préfecture au moins 48 heures avant le début du contrat.
👉 Guide officiel URSSAF – Embauche salarié étranger
7. Risques et sanctions en cas d’embauche illégale
Les sanctions peuvent être lourdes en cas d’irrégularité :
- 💰 Amende jusqu’à 15 000 € par salarié sans autorisation.
- ⚖️ Peine d’emprisonnement jusqu’à 5 ans en cas de récidive.
- 🚫 Interdiction d’exercer ou remboursement d’aides publiques.
- 🧾 Régularisation rétroactive des cotisations sociales.
👉 Article L8251-1 du Code du travail – Légifrance
8. Spécificités pour l’Île-de-France
En Île-de-France, les contrôles de l’emploi illégal sont fréquents dans les secteurs :
- BTP
- Restauration
- Propreté
- Services à la personne
La DREETS Île-de-France recommande de vérifier systématiquement les titres via la plateforme officielle ou auprès de la préfecture de Paris.
9. Liens officiels utiles
| Démarche | Lien |
|---|---|
| Guide complet “Embauche salarié étranger” | https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F23107 |
| Formulaires CERFA 15186 / 15187 | https://www.immigration.interieur.gouv.fr |
| OFII – Validation du visa | https://www.ofii.fr |
| Vérification du titre de séjour | https://administration-etrangers-en-france.interieur.gouv.fr |
| DREETS Île-de-France | https://idf.dreets.gouv.fr |
| URSSAF – DPAE | https://www.due.urssaf.fr |
| Code du travail – Articles L5221 et suivants | https://www.legifrance.gouv.fr |
H2 – 10. Conseils pratiques pour réussir votre embauche
- 📁 Anticipez les délais : la demande d’autorisation peut prendre plusieurs semaines.
- 🔍 Gardez toutes les preuves de dépôt et correspondances avec la DREETS.
- 🤝 Utilisez un logiciel de paie conforme, capable de gérer les spécificités liées aux autorisations de travail et titres de séjour.
Scanpaie accompagne les entreprises franciliennes dans la gestion de la paie et des formalités RH, y compris l’embauche de salariés étrangers.
Notre solution simplifie le suivi des titres de séjour, la génération automatique des contrats et des bulletins de paie conformes à la législation française.
✅ En résumé
Étapes clés de l’embauche d’un salarié étranger :
- Identifier la situation du salarié (titre ou visa).
- Publier l’offre et vérifier l’opposabilité.
- Remplir le CERFA adapté (15186 ou 15187).
- Déposer le dossier à la DREETS.
- Obtenir l’autorisation de travail.
- Valider le visa auprès de l’OFII.
- Effectuer la DPAE et signer le contrat.
En cas de besoin, nos équipes vous aide dans vos démarches, contactez nous uniquement par mail : contact@scanpaie.com
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