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Bien déclarer un salarié : étapes essentielles et conséquences d’un retard

Publié le septembre 25, 2025 | Par SCANPAIE

Voici les principales étapes (chronologiques) à respecter :

1. Vérifier les conditions préalables à l’embauche

  • Vérifier que la personne a le droit de travailler en France (titre de séjour, autorisation de travail le cas échéant).
  • Obtenir les éléments d’état civil du salarié : nom, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, numéro de sécurité sociale (s’il existe).
  • Déterminer le type de contrat (CDI, CDD, temps plein/partiel, période d’essai, etc.).
  • Vérifier les obligations inscrites dans la convention collective applicable.

2. Rédiger le contrat de travail ou au minimum un écrit

Il faut savoir que le contrat de travail (ou un écrit dans les deux mois qui suivent l’embauche) doit contenir certaines mentions obligatoires (poste, rémunération, horaires, convention collective, etc.).

3. Déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

C’est la formalité centrale. Voici ce qu’il faut savoir :

  • Qu’est-ce que la DPAE ?
    La DPAE (Déclaration Préalable à l’Embauche) est une formalité que l’employeur doit accomplir pour tout salarié qu’il embauche. Elle permet d’accomplir, en une seule démarche, plusieurs obligations : immatriculation du salarié à la sécurité sociale, affiliation à l’assurance chômage, signalement au service de santé au travail, etc.
  • Quand doit-on la faire ?
    Elle doit être transmise avant que le salarié ne commence à travailler (c’est-à-dire avant sa première heure d’activité), dans un délai pouvant aller jusqu’à 8 jours avant l’embauche.
  • Comment la faire (modalités) ?
    • En ligne via le site Net-Entreprises (plateforme généralement utilisée pour les formalités sociales)
    • Ou via le service DUE / Urssaf : https://www.due.urssaf.fr (plateforme spécifique pour la DPAE)
  • Informations à fournir
    Parmi les informations obligatoires :
    • Le Siret de l’entreprise, code APE, adresse de l’établissement
    • Nom, prénoms, date et lieu de naissance du salarié, numéro de sécurité sociale (s’il est déjà immatriculé)
    • Date et heure prévue d’embauche
    • Nature du contrat (CDI, CDD), durée, période d’essai éventuelle, etc.
  • Accusé / preuve de la déclaration
    Une fois faite, l’Urssaf (ou le service compétent) fournit un accusé de réception ou un numéro de récépissé que l’employeur doit conserver. Ce document peut être présenté en cas de contrôle.

4. Autres formalités liées à l’embauche

  • Inscription du salarié au registre du personnel (obligation légale) : l’entreprise doit tenir un registre dans lequel figurent les entrées et sorties des salariés.
  • Si applicable, organiser la visite médicale d’embauche via le service de santé au travail, notamment pour certains emplois à risques.
  • Intégrer le salarié dans le système de paie, calculer les cotisations sociales, établir le bulletin de paie.
  • Effectuer les déclarations sociales nominatives (DSN) mensuelles, avec les données du salarié (une fois l’employé en poste).

2. Conséquences / risques en cas de déclaration tardive ou omission

Ne pas respecter la DPAE à temps, ou l’oublier complètement, expose l’employeur à des sanctions sévères. Voici les principaux risques :

1. Pénalités administratives et financières

  • Une pénalité forfaitaire en cas d’omission ou de retard de la déclaration, souvent fixée autour de 750 € (ou un montant équivalent appliqué par l’Urssaf).
  • En cas de retard prolongé, des pénalités supplémentaires par mois ou fraction de mois peuvent s’ajouter.
  • Majoration de retard sur les cotisations dues : lorsqu’un redressement est opéré, des majorations peuvent s’appliquer (ex. 5 % du montant restant dû, plus 0,4 % par mois de retard, selon les cas)
  • Redressement des cotisations sociales non déclarées : l’Urssaf peut exiger le paiement des cotisations non versées avec intérêts et majorations.

2. Sanctions pénales : risque de travail dissimulé

  • L’omission intentionnelle de déclaration peut être requalifiée en travail dissimulé (dissimulation d’emploi salarié). Dans ce cas, les sanctions sont beaucoup plus lourdes :
    • Pour une personne physique employeur : jusqu’à 45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement Factorial+3Combohr+3NOVRH SIRH+3
    • Pour une personne morale (société) : jusqu’à 225 000 € d’amende, peines complémentaires, interdiction d’accès aux marchés publics, exclusion des aides publiques, etc. Combohr+2NOVRH SIRH+2
  • Le salarié non déclaré est considéré comme victime, pas coupable, du fait de l’employeur. Il peut saisir les juridictions compétentes (prud’hommes, inspection du travail, Urssaf) pour faire reconnaître ses droits. Wikipédia
  • Si le salarié rompt la relation de travail, il peut obtenir une indemnité forfaitaire (jusqu’à 6 mois de salaire) s’il est prouvé que l’employeur a volontairement dissimulé l’emploi. Hervé Guichaoua+1

3. Présomption de fraude : la bonne foi comme moyen de défense

  • Un retard de quelques jours ou quelques heures ne suffit pas automatiquement à caractériser une intention frauduleuse. Des circonstances (problème technique, oubli, régularisation rapide) peuvent jouer en faveur de l’employeur pour prouver qu’il n’y avait pas d’intention de dissimulation. Hervé
  • Toutefois, plus le retard est important, plus le risque juridique est élevé, surtout si l’employeur tarde à régulariser.

3. Conseils pratiques pour éviter les erreurs

  • Mettre en place un process interne : dès qu’un recrutement est validé, lancer immédiatement la préparation de la DPAE.
  • Utiliser un logiciel RH ou paie intégrant les rappels et alertes de formalités à faire.
  • Conserver toutes les preuves de la déclaration : accusé, récépissé, captures d’écran, correspondances avec l’Urssaf en cas de régularisation tardive.
  • En cas de retard, régulariser immédiatement la situation et justifier le motif auprès de l’Urssaf (bonne foi, erreur, imprévu) pour limiter les sanctions. Urssaf+2Le Pavillon Des Entreprises+2
  • En cas de doute ou de situation complexe, consulter un expert-comptable ou un juriste spécialisé en droit du travail.

4. Liens utiles pour la déclaration (DPAE)

Voici quelques liens officiels ou utiles pour effectuer la DPAE ou s’informer :

Jurisprudence de référence : extrait officiel de la décision de la Cour de cassation du 12 janvier 2021 (Crim., pourvoi n°17-82.553),

Extrait des motifs retenus :

« … l’existence de certificats E101 ou A1 établis par les institutions compétentes d’un autre État membre de l’Union européenne ne dispense pas l’employeur de procéder à la déclaration préalable à l’embauche (DPAE), laquelle constitue une formalité distincte visant à garantir l’efficacité des contrôles opérés par les autorités nationales.
En conséquence, le défaut de DPAE caractérise l’élément matériel du délit de travail dissimulé, indépendamment de l’existence de tels certificats. »

Résumé pédagogique

  • Obligation confirmée : la Cour rappelle que la DPAE est obligatoire pour tout salarié, même détaché et déjà couvert par un régime étranger.
  • Sanction : l’absence de DPAE peut suffire à caractériser un travail dissimulé (délit pénal).
  • Portée : cet arrêt ferme une brèche utilisée par des entreprises qui invoquaient les certificats A1/E101 pour éviter la DPAE.

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